Vergadering

Effectief en efficiënt vergaderen hangt deels af van wat er tijdens de vergadering gebeurt. Leidraad vromen de vragen: wie, wat, waar, wanneer en hoe. Hieronder een checklist.

 

Wie

  • Wie is er direct betrokken bij het doel van de vergadering?
  • Bepaal wie de rollen van voorzitter en notulist op zich neemt:
    • de voorzitter leidt de vergadering als gespreksleider;
    • de notulist maakt het verslag.

 

Wat

De agenda is het spoorboekje van de vergadering. Volg deze – je hebt niet voor niets tijd gestoken in de voorbereiding.

 

Waar

  • Maak afspraken over ongestoord vergaderen: als het kan telefoon uit (bandje erop). En wie de spoedlijn beheert, loopt de ruimte uit om het gesprek aan te nemen.
  • Zorg voor water en koffie / thee tijdens de vergadering. Liever geen etenswaren: dat geeft te veel afleiding.
  • Bij vergaderingen die langer dan anderhalf à twee uur duren is een onderbreking nodig.

 

Wanneer

Een bekend irritatiepunt: vergaderingen die te laat beginnen en uitlopen. Dus zorg dat je op tijd bent.

  • Begin op tijd: beloon de mensen die wel op tijd zijn (in plaats van dat je laatkomers beloont door op hen te wachten)
  • Houd je aan de geplande duur per agendapunt
  • Stop op tijd: iedereen heeft ook nog andere belangrijke dingen te doen

 

Hoe

  • Werkvormen: je kunt meer energie in je vergadering krijgen als je varieert met werkvormen.
    • Vormen waarbij de deelnemers letterlijk van hun stoel komen, zorgen ook dat er figuurlijk meer beweging is.
  • Gesprekstechnieken:
    • één spreker tegelijk,
    • kernachtig formuleren,
    • laat elkaar uitspreken,
    • actief luisteren naar elkaar,
    • samenvatten.