Pomodoro-techniek: krijg meer gedaan in minder tijd

Het werk in je huisartsenpraktijk is nooit af. Naast de drukte van het spreekuur en visites, komen er ook allerlei andere dingen op je af. Assistentes, praktijkondersteuners, collega’s en andere hulpverleners die willen overleggen, vergaderingen met je eigen team en met andere organisaties, administratie, regeldingen in het pand, intervisie, bijhouden van literatuur, verwerken van de post. En dan heb ik het nog niet eens over kwaliteitsbeheersing en het volgen van een accreditatietraject. Als je niet uitkijkt, groeit het werk boven je hoofd.

Pomodoro techniek: doe meer in minder tijd

Pomodoro techniek

De Pomodoro techniek is een gouwe ouwe op het gebied van timemanagent. In de jaren ’80 ontwikkeld door Francesco Cirillo vanuit eigen frustraties krijgen sindsdien wereldwijd al meer dan 2 miljoen volgers hiermee meer voor elkaar in minder tijd. En de kwaliteit van je werk gaat ook omhoog. Wil je het ook eens uitproberen? Met een timer, 2 lege vellen papier en 25 minuten van je tijd kun je aan de slag.

Waarom zou je?

De Pomodoro techniek:

  • voorkomt uitstelgedrag
  • pareert afleiding
  • zorgt voor focus en overzicht
  • biedt structuur en eenvoud

Alles bij elkaar helpt de Pomodoro techniek je om meer te doen van betere kwaliteit in minder tijd.

Hoe het werkt

Voorbereiding

Stap 1: inventariseer je activiteiten

Neem een leeg vel papier (of een digitaal document) en schrijf daarop alles wat er nog gedaan moet worden. Zorg dat alles uit je hoofd en op het papier (of in het document) komt.

Stap 2: maak een takenlijst

Maak van je activiteiten (uit stap 1) Pomodoro’s: taken die precies 25 minuten duren. En zet die op volgorde van prioriteit (de meest urgente taken eerst).

TIP: Gebruik de voorbereiding om te ervaren hoe de techniek werkt. Afhankelijk van hoeveel je te doen hebt, ben je hier 1 of meer Pomodoro’s mee bezig. 

Uitvoering

Stap 3: kies een taak

Begin met de bovenste taak op je takenlijst. Deze taak verdient en krijgt de komende 25 minuten jouw onverdeelde aandacht.

Stap 4: zet je timer

Beloof jezelf plechtig dat je de komende 25 minuten al je aandacht besteedt aan de taak die je gekozen hebt. Je laat je door niets of niemand afleiden (ook niet door jezelf). Dit kun je: het is maar 25 minuten.

Stap 5: aan de slag

Richt je gedurende 25 minuten volledig op de taak die je gekozen hebt. Als je opeens bedenkt dat er nog iets gedaan moet worden, schrijf dat op je derde vel papier en ga verder met waar je mee bezig bent.

Stap 6: check!

Wanneer de timer afgaat, is je Pomodoro voorbij. Gefeliciteerd: je hebt 25 minuten ononderbroken aan 1 taak gewerkt. Deze kun je afvinken op je takenlijst (stap 2).

Stap 7: korte pauze

Neem 3-5 minuten om te ontspannen. Ervaar de voldoening van een afgeronde taak, kom even achter je bureau vandaan voor een kort loopje, haal adem, mediteer: doe wat je wilt, zolang het maar niets met werk te maken heeft. Vind je brein ook fijn.

Herhaal stap 3 tot en met 7 tot je 4 Pomodoro’s hebt volbracht.

Stap 8: langere pauze

Na 4 Pomodoro’s (en dus ongeveer 2 uur) is het tijd voor een langere pauze. 20-30 minuten, net wat bij jou past. Gun je brein wat rust en je lichaam wat beweging zodat je daarna klaar bent voor de volgende ronde Pomodoro’s.

En nu jij

Ga aan de slag en ervaar wat de Pomodoro techniek jou oplevert. Veel plezier!