moet ik dit nu doen?

Prioriteiten stellen valt niet altijd mee. Ik beschreef eerder hoe de prioriteitenmatrix van Eisenhower (urgent versus belangrijk) je kan helpen om te zorgen dat je je bezig houdt met de dingen die echt belangrijk zijn voor jou en jouw praktijk. Deze keer een andere, veelgebruikte methode. 

moet ik dit nu doen?!Stel jezelf de vraag

Deze methode bestaat uit 1 vraag die je jezelf stelt bij ieder verzoek dat op je afkomt: moet ik dit nu doen?

Deze vraag stel je 5 keer, met steeds de klemtoon op een ander woord in de zin. Zodra het antwoord ‘NEE’ is, kun je stoppen met de vraag stellen, de klus naast je neerleggen of overdragen aan een ander. Vind je dat lastig? Lees ook eens mijn blog over nee zeggen.

Moet ik dit nu DOEN?

Wordt er eigenlijk wel actie van je gevraagd? Valt er wel iets te doen? Of is het (ter) informatie. Wat biedt de grootse kans op succes: handelen of juist niet handelen? Hoeft er niets gedaan te worden? Mooi, dan hoef je de andere vragen ook niet meer te stellen.

Als secretaris van de leukste theaterimprovisatievereniging van Alkmaar en omstreken, komen er via de mail en op andere manieren vele dingen op me af. Voorheen sprong ik dan direct in de actie om zaken te gaan regelen. Terwijl dat lang niet altijd nodig of zelfs wenselijk was. Inmiddels heb ik geleerd nog eens goed te kijken wat me nu eigenlijk gevraagd wordt. En meer af te wachten.

Moet IK dit nu doen?

Is dit wel jouw taak? Ben jij het meest geschikt om dit te doen? Of is er iemand anders die het beter kan, meer tijd heeft, meer kwaliteiten of ervaring voor deze specifieke klus? Delegeer de taak dan of draag m over.

Bij diezelfde vereniging moet er natuurlijk altijd van alles geregeld worden. Voor voorstellingen, voor trainingen, voor andere activiteiten. Het is best makkelijk (voor de leden) als ik dat allemaal oppak. Maar ja, dan wordt het een dagtaak. En vele handen maken licht werk.

Moet ik DIT nu doen?

Is er misschien een andere oplossing mogelijk? Die zelfs effectiever kan zijn (en jou minder tijd kost)?

Laatst kreeg ik de vraag of ik de perslijst wilde aanpassen: het overzicht van contactgegevens van alle lokale dag- en weekbladen in de regio aan wie we een persbericht versturen als we een voorstelling spelen. Best een klus. Bij navraag bleken de actuele gegevens al op een andere plek beschikbaar te zijn. Ik hoefde alleen nog maar te zorgen dat dat bekend werd.

Moet ik dit NU doen?

Hoe urgent is deze zaak? Hoe erg is het als je dit later zou (laten) doen. Zoals ik eerder schreef in het blog over de prioreitenmatrix van Eisenhower lijken dingen vaak dringender dan ze werkelijk zijn.

Het huidige seizoen is bijna afgelopen. Na de zomer start in september het volgende seizoen. De voorbereidingen daarvoor zijn inmiddels begonnen, onder andere met het maken van een jaarplanning voor trainingen en voorstellingen. Voor de voorstellingen is het van belang te weten of er wel of geen tegenstander uitgenodigd moet worden (om een theatersportwedstrijd te kunnen spelen). Dat hoeft nog niet nu, dus dat plan ik in voor over een maand.

MOET ik dit nu doen?

Hoe belangrijk is dit? Valt deze taak onder jouw prioriteiten? Op welke manier draagt dit bij aan jouw doelen? Kortom: is het echt nodig dat het gedaan wordt?

Secretaris zijn bij deze vereniging kan een dagtaak worden. Er zijn zoveel dingen die geregeld, opgepakt, georganiseerd kunnen worden. Een nieuwe website bijvoorbeeld. Deze is inmiddels technisch verouderd en niet zo onderhoudsvriendelijk. De website is de spil van onze publiciteit voor voorstellingen en is voor leden een bron van informatie. Een nieuwe website is dus zeker belangrijk. En gelukkig slechts gedeeltelijk mijn verantwoordelijkheid.

Door deze vragen aan jezelf te stellen ga je wellicht ook verder doorvragen bij degene van wie het verzoek kwam. Samen kom je dan tot een veel duidelijker, helderder verzoek. De ander leert dus met je mee.

En nu jij

Wat wordt jou duidelijk als je deze vraag 5x aan jezelf stelt? En bij welke nee doe je (te) vaak toch ja?