Het verslag

Een groot misverstand over het verslag (of de notulen) is dat het weergave zou zijn van het hele overleg. DAT IS NIET ZO! Het verslag is meer een geheugensteun, die aanzet tot actie*. In het verslag staan de afspraken en actiepunten.

 

Verslag: ver·sla(het; o; meervoud: verslagen) 1 mondelinge of schriftelijke mededeling doen
Notulen: no·tu·len (de; meervoud) kort schriftelijk verslag van een vergadering

bron: Van Dale online woordenboek

Hieronder 6 tips voor een actiegericht verslag:

1. Maak het verslag zo snel mogelijk na het overleg, dan zit alles nog vers in het geheugen

  • Bij voorkeur dezelfde of de volgende dag, in ieder geval binnen een week

2. Beperk het verslag tot afspraken en actiepunten

  • Echt belangrijke (achter)grondinformatie kun je nog toevoegen als bijlage.

3. Er is een relatie tussen doel van de vergadering / het agendapunt en de informatie in het verslag

  • Informeren: in het verslag 1 of 2 korte zinnen. Voeg presentaties en instructies toe als bijlage.
  • Mening vormen / discussiëren: de voorzitter heeft dit agendapunt afgerond met een samenvatting van de belangrijkste argumenten en de conclusie. Dat komt in het verslag. Bij een brainstorm is het juist belangrijk alle ideeën te verzamelen: deze zijn voor de inbrenger van het agendapunt en komen eventueel als bijlage bij het verslag
  • Besluiten: in het verslag 1 of 2 korte zinnen met het genomen besluit. Eventueel de stemverhouding als dat van toepassing is.

4. Gebruik feitelijke taal

  • Beperk het verslag tot de feiten. Persoonlijke meningen en emotionele uitbarstingen (van de notulist) horen niet in het verslag.

5. Maak een actiepuntenlijst

  • Hierin staat wie wat wanneer doet. Te vaak wordt wanneer vergeten.
  • Het nummeren van de actiepunten helpt om er in een volgend overleg op terug te komen.

6. Stem het verslag vóór verspreiding af met de voorzitter

  • De voorzitter heeft een het doel en het proces van de vergadering bewaakt. Het verslag is daarin een sluitstuk.

 

Welke tips heb jij voor een actiegericht verslag? Deel ze hieronder in het commentaarveld.

 

* Er zijn officiële vergaderingen – bijvoorbeeld van de Tweede Kamer of van een Faculteitsraad – waar het juist wel de bedoeling is om alles wat er gezegd is letterlijk te notuleren. Het gaat dan om een transcriptie van de vergadering. Dit heeft te maken met verantwoording kunnen afleggen over het proces. In de huisartsenpraktijk is een dergelijk verslag zelden tot nooit nodig.