Heb jij ook te veel te doen?

van brandjes blussen raak je opgebrandHet werk in je huisartsenpraktijk is nooit af. Naast de drukte van het spreekuur en visites, komen er ook allerlei andere dingen op je af. Assistentes, praktijkondersteuners, collega’s en andere hulpverleners die willen overleggen, vergaderingen met je eigen team en met andere organisaties, administratie, regeldingen in het pand, intervisie, bijhouden van literatuur, verwerken van de post. En dan heb ik het nog niet eens over kwaliteitsbeheersing en het volgen van een accreditatietraject.Als je niet uitkijkt, groeit het werk boven je hoofd.

Het werk in een huisartsenpraktijk is natuurlijk al voor een groot deel lastig planbaar. En in de drukte van alledag lijkt alles dringend en belangrijk. Je hulpverlenersmentaliteit zorgt er vaak ook voor dat je in eerste instantie in wilt gaan op ieder verzoek en iedere vraag. Sterker nog, ons brein zit zo in elkaar dat het op iedere vraag een antwoord wil geven: een eigenschap waar steeds meer gebruik van gemaakt wordt in opleiding- en trainingssituaties en ook in markteting (er staat ook niet voor niets een vraag boven dit artikel).

Prioriteitenmatrix van Eisenhower

Prioriteiten stellen is niets anders dan zorgen dat je bezig bent met de zaken die écht belangrijk zijn. Dwight D. Eisenhower, voormalig generaal en president van de VS, zei ooit: ‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent.

De prioriteitenmatrix van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten doe ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten:

  • belangrijk vs onbelangrijk
  • urgent vs niet urgent

Belangrijk zijn dingen die in het oog lopen en / of veel mensen treffen. Uiteraard valt de directe patiëntenzorg hieronder. En daarnaast zaken die zorgen dat je goede patiëntenzorg kunt leveren. Als jullie geaccrediteerd willen worden, zijn het verzamelen van informatie en het schrijven van bepaalde stukken belangrijk. Maar niet alle protocollen hoeven in het eerste jaar al klaar te zijn: dus welke keuzes maak je? Niet iedereen hoeft bij alle overleggen aanwezig te zijn: daarin kun je een taakverdeling maken.

Urgent zijn dingen waar een deadline voor staat. De praktijkaccreditatie kent bijvoorbeeld verschillende deadlines. En als je vanmiddag een teamoverleg hebt, dan is het doornemen van stukken daarvoor urgent. Uit deze voorbeelden blijkt ook dat urgentie niet statisch is: wat vandaag nog niet urgent is, kan dat over een maand wel zijn.

Je krijgt dan de volgende matrix:

prioriteiten matrix - bepaal noodzaak en urgentie

4 kwadranten

Al het werk kan worden ingedeeld in één van de vier kwadranten.

kwadrant 1: belangrijk, urgent = kritische activiteiten (‘brandjes’)

In het eerste kwadrant zitten taken en werkzaamheden die je onmiddellijke aandacht vragen: incidenten, deadlines (vandaag), noodgevallen, ongelukken, apparatuur die uitvalt, etc. Een deel van de patiëntenzorg zit uiteraard in dit kwadrant: je weet van te voren niet precies met welke vragen en problemen de patiënten komen en voor welke verrassingen je komt te staan.

Als je al je tijd besteedt aan dit kwadrant, loopt het steeds voller en wordt je hele dag erdoor in beslag genomen. Taken die ook belangrijk zijn en minder urgent, raken ondergesneeuwd – tot ze alsnog urgent worden omdat een acuut probleem ontstaat. Overigens komt continu werken onder hoge druk de kwaliteit vaak niet ten goede.

kwadrant 2: belangrijk, niet urgent = belangrijke doelen

In het tweede kwadrant zitten de activiteiten die te maken hebben met het bereiken van je doel. Het wordt ook wel het kwadrant van kwaliteit en persoonlijk leiderschap genoemd. Op het gebied van de patiëntenzorg zitten hier geplande ingrepen. En daarnaast ook zaken als planning en administratie, netwerken, zelfontwikkeling en zelfreflectie.

Hoe meer je gericht bent op dit kwadrant, hoe minder activiteiten terecht komen in het eerste kwadrant en hoe minder stress je hebt.

kwadrant 3: niet belangrijk, urgent = onnodige onderbrekingen

In het derde kwadrant zitten onderbrekingen door telefoon, mail, onverwacht bezoek of onbelangrijke vergaderingen. Je wordt gestoord in je eigen(lijke) werk met dingen die in feite niet jouw probleem zijn – ze zijn niet voor niets onbelangrijk.

Als je druk bent met activiteiten in dit kwadrant, ben je vooral bezig met dringende zaken voor anderen. Je loopt dan het risico je eigen prioriteiten en doelen uit het oog te verliezen. Je kunt dit kwadrant minder vol maken door vaker nee te zeggen en taken te delegeren. Denk ook eens aan afspraken over vaste momenten waarop dokters en assistentes / poh overleggen over patiënten in plaats van elkaar ad hoc te storen.

kwadrant 4: niet belangrijk, niet urgent = afleidende tijdvreters

In het vierde kwadrant zitten zaken die je volop bezig houden en niet bijdragen aan de realisatie van je eigen doelstellingen. Het wordt ook wel het kwadrant van de verspilling genoemd. Voorbeelden van dergelijke tijdvreters zijn surfen op het internet, overmatig checken van je e-mail, bezoeken van bijeenkomsten die niet relevant zijn. Vaak zijn het ontzettend leuke dingen. Als je echter de hele dag met taken in dit kwadrant bezig bent, komt er weinig zinnigs uit je handen.

Een andere naam voor dit kwadrant is het kwadrant van de vlucht, omdat taken misbruikt worden om belangrijke taken uit te stellen of om op adem te komen. Adempauzes zijn zeker noodzakelijk: ontspan en kom op adem.

Ingevuld ziet het schema er dan alsvolgt uit:

prioriteiten bepalen en activiteiten plannen

De esssentie van de prioriteitenmatrix van Eisenhower is dat je je prioriteiten goed stelt en je werkzaamheden verdeelt over het eerste en tweede kwadrant. Anders is de kans groot dat je je (steeds meer) laat leiden door belangrijke en urgente zaken uit het eerste kwadrant en vul je je dagen met brandjes blussen. Behalve dat belangrijke zaken uit het tweede kwadrant dan blijven liggen en je je doelen niet haalt, loop je ook het risico opgebrand te raken.

4 stappen om zelf aan de slag te gaan

Hieronder in vier eenvoudige stappen om je prioriteiten te stellen.

stap 1: overzicht van je taken

Maak elke dag of elke week een overzicht met alle werkzaamheden die je te doen hebt.

stap 2: bepaal de prioriteit

Stel jezelf bij elke taak twee vragen: is het belangrijk? En is het urgent? Plaats de taak in het bijbehorende kwadrant.

stap 3: maak een planning voor je werkzaamheden

Taken met de hoogste prioriteit (1e kwadrant: belangrijk en urgent) komen eerst, daarna de taken uit het 2e kwadrant (belangrijk en niet urgent). Taken uit het 3e kwadrant (niet belangrijk wel urgent) draag je zoveel mogelijk over aan anderen.

Bij calamiteiten pas je je planning aan. Denk wel goed na voor je in actie komt: hoe belangrijk en urgent is de taak nu écht? En als jij er tijd aan besteedt, welke andere werkzaamheden blijven dan liggen? Kun je delegeren of is er een andere oplossing denkbaar?

stap 4: werk je taken af

Doe de werkzaamheden één voor één en maak iets af voor je aan het volgende begint. Dingen tegelijk proberen te doen, werkt in de praktijk niet, geeft meer fouten en leidt er uiteindelijk toe dat het allemaal langer duurt.

 

En nu jij

Ga aan de slag met je eigen blanco prioriteiten matrix. Gebruik het voor je eigen planning of voor de planning van je team. Ook voor het teamoverleg is dit een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in wat nu werkelijk belangrijk is voor jullie praktijk. Veel succes.

Weten hoe goed jij bent in prioriteiten stellen en plannen? Doe de online test op psychologiemagazine.nl.