Een goede voorzitter is goud waard

Een overleg zonder voorzitter is als een orkest zonder dirigent. Iedereen speelt zijn eigen deel, in eigen tempo. Het geheel klinkt voor geen meter.

De voorzitter is een bepalende factor als het gaat om effectief en efficiënt vergaderen. De voorzitter bewaakt het proces en zorgt dat iedereen aan bod komt. Daarvoor moet de voorzitter uiteraard weten wat het doel is van de vergadering. Dat bepaalt namelijk hoe de voorzitter handelt als dingen anders lopen dan verwacht. De voorzitter heeft de touwtjes in handen en moet weten wanneer deze aan te trekken, bij te sturen of juist te laten vieren.

De rol van voorzitter is niet gebonden aan een functie of persoon. Je kunt de rol dus toebedelen aan de medewerker die de meeste talenten en vaardigheden op dit gebied heeft. Of je kunt de rol laten rouleren, zodat meerdere teamleden zich verder kunnen bekwamen. Uiteraard moet je hier goede afspraken over maken en je ook als praktijkhouder (en dus leidinggevende) tijdens de vergaderingen laten sturen. Bijkomend voordeel is dat de praktijkhouder vrij is om mee te doen aan de discussie.

De voorzitter bewaakt doel en proces van de vergadering. Daarnaast zijn er meer ingrediënten voor het goed verloop van de vergadering. De vragen wie, wat, waar, wanneer en hoe geven hierbij houvast.

Hoe gaat dat in jullie praktijk? Wie zit jullie teamoverleg voor? Wat bevalt daar wel aan en wat niet? Deel het hieronder.