Goede voorbereiding is het halve werk

Als huisarts ben je een steeds groter deel van je tijd bezig met overleggen. En dus is het zaak dit zo efficiënt mogelijk te doen. Een goede voorbereiding is daarbij het halve werk. Wanneer je weet wat het doel is van je overleg, komen de volgende vragen aan bod:

  • wie
  • wat
  • waar
  • wanneer
  • hoe

Wie

Wie is er direct betrokken bij het doel van de vergadering?

  • Het is lang niet altijd nodig – en vaak ook niet handig – om iedereen aanwezig te hebben bij een overleg.
  • Hoe meer deelnemers, hoe groter de kans op oeverloos geklets.

Bepaal vooraf wie de rollen van voorzitter en notulist op zich nemen.

  • Deze rollen zijn niet functiegebonden en kunnen rouleren. Zo kan bijvoorbeeld het leed van een saaie rol gedeeld worden. En kunnen meerdere teamleden zich in een rol ontwikkelen.
    • de voorzitter leidt de vergadering als gespreksleider
    • de notulist maakt het verslag.

Wat

De agenda is het spoorboekje van de vergadering. De agenda geeft houvast.

Vaak worden de volgende vaste punten aan het begin van de agenda gezet:

  • opening
    • Dit is feitelijk een hamerslag van de voorzitter (‘ik verklaar de vergadering voor geopend’). Meestal is het niet nodig hier een apart agendapunt van te maken.
  • mededelingen
    • Beperkt je tot korte mededelingen, zonder discussie.
    • Als er wel discussie nodig is, maak er dan een apart agendapunt van.
  • verslag vorige keer
    • Naast het vaststellen van het verslag is dit het moment om de actiepuntenlijst na te lopen: hoe staat het met de afspraken van de vorige keer / keren?
    • Ook hier geldt: als er meer nodig is dan een korte constatering, maak er dan een apart agendapunt van.

Daarna volgende de inhoudelijke agendapunten. Om doelgericht te kunnen vergaderen is het nodig bij ieder agendapunt de volgende zaken aan te geven

  • eigenaar / inbrenger
    • De eigenaar van een agendapunt zorgt ervoor dat alle hierna volgende vragen worden beantwoord.
    • De eigenaar is ook degene die tijdens de vergadering de inleiding geeft over dit agendapunt (zie volgende keer)
  • doel van dit agendapunt
    • Ter informatie
    • Ter discussie
    • Ter besluitvorming
  • rol van de deelnemers
    • Dit volgt uit het doel. Mogen de deelnemers vragen stellen? Wordt er gediscussieerd? Gaan jullie stemmen?
  • duur
    • Een discussie duurt langer dan een mededeling. Besluitvorming zit daar tussenin.
  • huiswerk – bijbehorende stukken
    • Hoe beter de deelnemers zich kunnen voorbereiden, hoe rijker en efficiënter de vergadering zelf.
    • Maak bij lange stukken een oplegnotitie, met daarin een samenvatting van het stuk en het doel van de bespreking tijdens deze vergadering (met bijvoorbeeld vragen, stellingen of besluiten)

Aan het einde van de agenda staat vaak ook een aantal vaste agendapunten:

  • rondvraag
    • Beperk dit tot korte, feitelijke vragen.
    • Dit is een riskant agendapunt. De verleiding is groot om terug te komen op eerdere agendapunten, discussies opnieuw aan te zwengelen of hele nieuwe onderwerpen aan te kaarten waarvoor tijdens de vergadering geen tijd meer is.
    • Alternatief: inventariseer agendapunten voor de volgende keer (zie hierna)
  • planning volgende vergadering
    • datum
    • tijd
    • locatie
    • rolverdeling (voorzitter en notulist)
    • inventariseren van agendapunten
  • sluiting
    • Net als de opening een slag van de hamer van de voorzitter

Waar

De ruimte moet geschikt zijn voor het doel;

  • Voor gewone teamvergaderingen is een ruimte in de eigen praktijk het meest praktisch. Let daarbij op de volgende punten:
    • voldoende plek voor iedereen om te zitten en aantekeningen te maken;
    • voldoende licht en lucht;
    • tijdens het overleg geen onderbrekingen;
  • Kies voor brainstormsessies of bijeenkomsten met een beschouwend karakter een locatie buiten de deur. Verandering van omgeving helpt om vastzittende denkpatronen losser te maken.

Wanneer

  • Frequentie
    • Voor een teamoverleg is eens maand voldoende, afhankelijk van de ontwikkelingen binnen jullie praktijk(en).
  • Duur
    • Maximaal 1-1,5 uur voor een teamoverleg.
    • Heb je meer tijd nodig, plan dan een onderbreking met versnaperingen.
  • Dag
    • Kies een dag in de week die voor alle deelnemers goed uitkomt.
    • Als dat niet lukt, rouleer dan tussen 2 dagen om het ongemak te spreiden.
  • Tijdstip
    • Lunchtijd of aan het einde van de dag zijn vaak rustigere momenten binnen de praktijk. Bovendien heeft iedereen belang bij een goede tijdbewaking.
    • Houd er rekening mee dat aan het einde van de dag de vermoeidheid toeslaat en iedereen wat minder meedoet.
    • Bedenk ook dat het lunchen zelf voor de nodige afleiding zorgt waardoor het vergaderen zelf minder efficiënt kan worden.

Hoe

  • Uitnodiging
    • Zorg dat iedereen ruim van tevoren de datum en tijd van de vergadering vastlegt.
    • Plan bijvoorbeeld het teamoverleg voor de komende 6 maanden in.
  • Voorbereiding
    • Verstuur agenda en stukken uiterlijk 1 week van te voren. Dit geeft alle deelnemers voldoende tijd om zich inhoudelijk voor te bereiden, of om zich schriftelijk af te melden.

 

En nu jij

Hoe bereid jij de vergaderingen binnen je praktijk voor? Deel je tips in het commentaarveld hieronder.

 

Dit is het tweede deel in een serie over effectief en efficiënt vergaderen.