Functioneringsgesprek: doe het eens samen

Wanneer je al jaren samenwerkt, kan het zijn dat het jaarlijkse functioneringsgesprek geen nieuwe inzichten meer oplevert. De medewerker doet goed haar of zijn werk, de samenwerking verloopt naar tevredenheid. En verandering omwille van verandering is ook zo wat.

In een solopraktijk op het platteland werkt een huisarts samen met klein team vaste medewerkers. Het team werkt al jaren samen en de teamleden kennen elkaar inmiddels door en door. De jaarlijkse functioneringsgesprekken beginnen een sleur te worden, een herhaling van zetten. Het valt niet meer mee om elkaar te inspireren.

Functioneringsgesprek: hoe zat het ook alweer

In een functioneringsgesprek staat verbetering centraal. Een praktijkhouder en medewerker bespreken hoe het nu gaat om eventuele knelpunten op te sporen. Voor geconstateerde problemen bedenken ze samen oplossingen. Dit met het doel om behalve het functioneren van de medewerker te verbeteren, ook de onderlinge samenwerking in de toekomst beter te laten verlopen.

Collectief feedbackgesprek inspireertCollectief functioneringsgesprek

Een collectief functioneringsgesprek voer je met het hele team. Het is vooral geschikt voor kleinere, stabiele teams met medewerkers die elkaar goed kennen en het goed hebben samen. Doordat de medewerkers ook elkaar feedback geven, ontstaan nieuwe inzichten die tot nieuwe groeimogelijkheden leiden.

Voorbereiding

Leg vooraf aan je team uit wat het doel is van de bijeenkomst en wat er van hen verwacht wordt. Plan datum en tijdstip in onderling overleg (uiteraard).

Trek voldoende tijd uit voor het gesprek: voor een team van 9 mensen heb je ongeveer 2,5 uur nodig. Kies een geschikte locatie: bijvoorbeeld de overlegruimte in de praktijk, of juist een ruimte weg van de praktijk, in een restaurant of vergadercentra. Zorg dat er voldoende licht en lucht is, en een mogelijkheid om in kleinere groepjes te werken.

Gesprek

Het gesprek kent 5 stappen:

  • introductie: vertrouwen en veiligheid (10-15 minuten)
  • tops en tips (10 minuten per persoon)
  • voornemens uitwerken (3o minuten)
  • presentatie (1,5 minuut per persoon)
  • afsluiting (10-15 minuten)

Introductie: vertrouwen en veiligheid

Veiligheid en vertrouwen in elkaar zijn belangrijke voorwaarden voor open communicatie en soepele samenwerking. Enerzijds doe je dit door het doel van de bijeenkomst uit te leggen en een paar praktische afspraken te maken (waardencontract). Daarnaast kun je een eenvoudige oefening doen die ervoor zorgt dat de deelnemers zich meer bewust worden van zichzelf en van elkaar, waardoor er meer verbinding in de groep ontstaat (bijvoorbeeld aankomen in het hier en nu).

Tops en tips

Om de beurt krijgt ieder teamlid (inclusief praktijkhouder) van alle andere teamleden TOPS (‘wat waarderen en bewonderen we in je, waar ben je goed in’) en TIPS (‘hoe kun je nog meer schitteren’). Wie aan de beurt is, bepaalt zelf of hij / zij eerst de tops of eerst de tips wil horen. Spreek vooraf af wie de TOPS en TIPS opschrijft – dat kan per teamlid iemand anders zijn, zodat je de schrijflast verdeelt.

Voornemens uitwerken

De teamleden werken in drietallen de TOPS en TIPS die ze gekregen hebben uit tot concrete voornemens en actiepunten. Binnen het drietal is steeds 1 teamlid aan de beurt, dat – gecoacht door de twee andere teamleden – de vertaalslag maakt.

Presentatie

Ieder teamlid vertelt aan de groep (tenminste) 1 concreet voornemen of actiepunt. Het delen van een voornemen met de groep vergroot het commitment. Vraag hierbij ook wat het teamlid nodig heeft van zijn of haar collega’s om dit te realiseren. Leg dit vast in een verslag.

Afsluiting: afspraken en transfer

Maak afspraken over de manier jullie de voortgang van de voornemens en actiepunten gaan volgen (bijvoorbeeld door er in het teamoverleg bij stil te staan). Daarnaast is het goed om afspraken te maken over de manier waarop feedback een plek krijgt in de dagelijkse werkzaamheden.

Follow up

Zorg dat er binnen een week een verslag is van de bijeenkomst met daarin de voornemens en/of actiepunten van elk teamlid zoals besproken tijdens de presentatie en daarnaast de afspraken die tijdens de afsluiting zijn gemaakt. Dit verslag vormt de leidraad voor het volgen van de voornemens en actiepunten (bijvoorbeeld tijdens het teamoverleg): wat gaat er goed, wat kan er beter en wat is daarvoor nodig.

Maak daarnaast met iedere medewerker een individuele afspraak om eventuele andere voornemens en actiepunten door te nemen.

Evalueer tijdens het eerstvolgende teamoverleg de bijeenkomst: wat ging er goed, wat kan er beter en wat is daarvoor nodig.

De teamleden vonden het vooraf spannend om elkaar TOPS en TIPS te geven, maar kregen er tijdens de bijeenkomst steeds meer lol in. De maanden daarna werd met veel plezier teruggegrepen op wat er tijdens de bijeenkomst gebeurde en gezegd werd. De medewerkers kijken nog geregeld hun TOPS en TIPS in. Het team is nog hechter geworden.

 

En nu jij

Hoe zorg jij ervoor dat je elkaar blijft inspireren tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek? Deel je ervaringen hieronder.

 

 

 

 

Foto: rawpixel / 123RF Stockfoto