De poolse landdag…

Als huisarts ben je een steeds groter deel van je tijd bezig met overleggen. Met het team, met individuele medewerkers, met collega’s in andere praktijken, met andere zorgverleners en ga zo maar door. En hoe meer mensen, hoe meer meningen. Waardoor je steeds meer én langer vergadert. Voor het bedrijfsleven is onderzocht dat werknemers een kwart van hun werktijd besteden aan vergaderen (bron: Volkskrant).

Ons teamoverleg is een drama. Je zou zeggen dat we het goed geregeld hebben: één keer per maand tijdens de lunch bespreken we lopende zaken en plannen voor de komende periode. Zoals de vakantieplanning of de griepvaccinatie. En ja, het is altijd reuze gezellig met een broodje erbij. Alleen, vrijwel niemand is op tijd. Veel medewerkers zijn nog even iets aan het afmaken ofzo. En hoewel het agendapuntenlijstje een week van tevoren op het prikbord hangt, komen altijd pas tijdens het overleg allerlei punten naar boven. Vaak zaken waar we het al zó vaak over gehad hebben en waar nooit écht iets aan gedaan wordt. En als we afspreken om iets aan te pakken, komt daar vervolgens vaak weinig van terecht. Vergeten of geen tijd gehad. Dat geeft irritaties en de laatste tijd zijn we zelden compleet tijdens het teamoverleg. Misschien moeten we het maar afschaffen.

Herkenbaar? Het is een veel voorkomend probleem dat het teamoverleg verzandt in oeverloos geklets zonder dat er besluiten genomen worden of afspraken gemaakt worden. Laat staan dat die worden opgevolgd. En daarvoor is goede wil alleen niet voldoende. Ook structuur en discipline zijn van belang, zeker in wat grotere teams. En niet te vergeten: een daadkrachtige voorzitter.

Wat is dus van groot belang? Efficiëntie en effectiviteit. En die worden niet alleen bepaald door wat er tijdens de vergadering gebeurt, maar juist ook door de voorbereiding en de nazorg. Maak van vergaderen een goede gewoonte. Zorg dat er een routine ontstaat, zodat het proces soepeler verloopt en er meer tijd, aandacht en energie overblijft voor de inhoud.

De eerste stap – die te vaak wordt overgeslagen – is weten wat het DOEL is van je overleg: WAAROM komen jullie eigenlijk bij elkaar? Hieronder een aantal veel voorkomende doelen:

  • informeren: een korte mededeling, een presentatie over een onderwerp, een instructie over nieuw protocol. Informeren is grotendeels eenrichtingsverkeer, waarbij de rest van de aanwezigen wel verhelderende vragen stellen;
  • mening vormen / discussiëren: doel is meerdere ideeën verzamelen, met elkaar vergelijken, zonder dat er een besluit genomen wordt. Alle aanwezigen hebben een inbreng, vanuit eigen deskundigheid en ervaring. Belangrijk voorwaarde hierbij is om open te staan voor andere zienswijzen en niet te snel ogenschijnlijk onmogelijke ideeën uit te sluiten. Dat laaste geldt zeker bij een brainstorm, waar kwantiteit in eerste instantie belangrijker is dan kwaliteit;
  • besluiten: er wordt beperkt informatie uitgewisseld, wellicht gediscussieerd. Deze uitwisseling heeft als doel tot een conclusie en een besluit te komen. Informatie vooraf is essentieel om tot goede besluitvorming te komen.

Een doel geeft richting, zorgt dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt en helpt om iedereen bij de les te houden. Een duidelijk doel is van belang in ieder overleg, in ieder gesprek wellicht. Dus niet alleen voor een teamoverleg, maar ook voor individuele gesprekken met medewerkers, voor overleggen met collega’s van andere praktijken, voor overleggen met andere zorgverleners.

Wanneer het doel duidelijk is, is de rest een kwestie van inrichten en doen. Leidraad vormen daarbij de vragen: wie, wat, waar, wanneer en hoe. Zowel tijdens de verdere voorbereiding, de vergadering zelf en de uitwerking. 

Hoe gaat dat in jullie praktijk? Deel je grootste vergaderergernissen in het commentaarveld hieronder.